Veranstaltungen

Claudia Marion Voigtmann (Öffentlichkeitsarbeit) und Christine von Nell (Finanzen und Website) unterstützen Sie bei der Ankündigung und Werbung für Ihre Veranstaltung.

Die folgenden Hinweise betreffen ausschließlich Veranstaltungen, die vom Cluster gefördert werden.

Website

Bitte teilen Sie uns möglichst bald die Eckdaten der Veranstaltung (Titel, kurze Inhaltsangabe, Referent/innen, Datum, Zeit, Ort, Kontaktperson und -adresse) für die Cluster-Website mit. Das Programm, sobald es in der endgültigen Fassung ist, stellen wir gerne auch zum Download bereit.
exc16redaktion[at]uni-konstanz.de

Monatlicher Veranstaltungskalender (Plakat)

Für die Vorlesungszeit gibt es einen monatlichen Veranstaltungskalender in Plakatform. Darin können jedoch nur Veranstaltungen aufgenommen werden, die uns bis zum jeweils 10. des Vormonats mitgeteilt werden. Veranstaltungen, die uns später angekündigt werden, gelangen dann nur noch auf die Webseite.

Plakate

Die Kosten für den Druck von Plakaten sollten schon im Antrag für die Veranstaltung berücksichtigt sein – andernfalls müssen sie bei Christine von Nell angefragt und von ihr abgeklärt werden. Richtwerte für Druckkosten finden Sie unten.

Falls Sie die Gestaltung durch den Grafiker des Exzellenzclusters wünschen, wenden Sie sich bitte rechtzeitig, das heißt spätestens 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn an Claudia Voigtmann. Eddy Decembrino gestaltet ein Plakat für Sie gemäß dem uniweit geltenden Corporate Design. Zu spät eingegangene Anfragen können unter Umständen nicht berücksichtigt werden.

Teilen Sie bei Ihrer Anfrage bitte alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung mit, die auf dem Plakat erscheinen sollen. Von Vorteil ist, wenn Sie – falls für die Gestaltung erwünscht – ein Foto zur Verfügung stellen, dessen Bildrechte

1. frei sein (public domain),
2. unter einer entsprechend freien Lizenz stehen (Creative Commons) oder
3. bei Ihnen selbst liegen müssen.

Varianten

Für Workshops und Tagungen gestaltet der Grafiker aufwendigere Poster mit Fotos oder Zeichnungen: Format DIN A2, empfohlene Auflage: bis zu 50 Exemplare, Papier matt (vom neuen Corporate Design vorgeschrieben)
Bei Auflagen von über 100 Exemplaren empfiehlt es sich, ein Vergleichsangebot einer externen Druckerei einzuholen, weil dies u.U. kostengünstiger ist.

Bei Vortragsreihen (ab drei Vorträgen) ist eine flexible Gestaltung (Format etc.) nötig, abhängig von der Anzahl der Vorträge. Abhängig von der Zeitdauer der Reihe, wird die Auflage individuell festzulegen sein.

Einzelvorträge können mit der Vorlage, die sich mittlerweile für die Kulturwissenschaftlichen Kolloquien bewährt hat, beworben werden: Format DIN A3, Auflage: bis zu 50 Exemplare. Druck kann wahlweise bei der Hausdruckerei bestellt oder selbst mit einem A3-fähigen Farbdrucker vorgenommen werden.

Programmflyer

Programmflyer werden von Eddy Decembrino auf Grundlage des Posterentwurfs gestaltet. Wichtig ist, dass sämtliche Daten (Zeitablauf, Referenten, Vortragstitel) vorliegen.

Reiseabrechnungen Gäste

Bitte geben Sie den Gästen das Formular „Reisekostenabrechnung Gast“ (s.o.) mit oder schicken es ihnen zu. Die Gäste schicken das ausgefüllte Formular mit den Original-Reisebelegen an Sie zurück (bitte nicht direkt an die Forschungsverwaltung oder die Clusterverwaltung). Sie reichen die Abrechnungen dann bei der Clusterverwaltung ein. Sie müssen die Abrechnungen nicht sammeln, sondern können sie gerne nach und nach einreichen. Es ist nur wichtig, dass erkennbar ist, welcher Gast zu welcher Veranstaltung gehört. Das ist manchmal problematisch, wenn die Gäste die Abrechnung direkt an die Verwaltung senden.

Gastvorträge

Neben den Fahrt- und Übernachtungskosten können Honorare bis maximal 245 € pro Doppelstunde (90 Minuten) gezahlt werden. Höhere Honorare sind nur in begründeten Einzelfällen und nach vorheriger Abklärung mit der Projektadministration möglich.
Weitere Informationen der Haushaltsabteilung

Abrechnung von Bewirtungsausgaben

Bitte füllen Sie bei der Abrechnung von Bewirtungsausgaben (Restaurantrechnungen, Catering-Rechnungen, Lebensmitteleinkäufe im Supermarkt) jeweils das Formular „Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben“ aus.

Die bewirteten Personen sollten – soweit möglich – namentlich genannt und nach Internen und Externen differenziert werden. Im Regelfall ist zu beachten, dass nicht mehr interne als externe Gäste bewirtet werden dürfen. Bei offenen Veranstaltungen reicht eine Angabe wie „offene Veranstaltung, ca. 40 Teilnehmer“.

Trinkgeld im Restaurant

Wichtig bei Restaurantbesuchen: Das Haushaltsrecht erlaubt keine Zahlung oder Erstattung von Trinkgeldern, weder aus Cluster- noch aus Haushaltsmitteln! Falls Sie im Restaurant Geld ausgelegt haben, können wir Ihnen nur das erstatten, was laut Kassenbeleg die Speisen und Getränke gekostet haben – gezahltes Trinkgeld wird nicht erstattet. Falls das Restaurant eine Rechnung schickt, darf auf dieser Rechnung kein Trinkgeld stehen.

Wenn Sie also mit einer kleineren oder größeren Gruppe essen gehen und nicht wollen, dass die Servicekräfte ohne Trinkgeld ausgehen, bleiben zwei Möglichkeiten. Entweder Sie als Gastgeber zahlen das Trinkgeld für alle aus eigener Kasse, oder Sie sagen den Gästen, dass Sie das Trinkgeld nicht über die Uni abrechnen können, sammeln (z.B. in einem Kuvert) den Beitrag ein, den jeder gerne geben möchte, und übergeben das Kuvert beim Gehen den Servicekräften.

Veranstaltungsmanagement der Universität

Die Universität bietet in Sachen Veranstaltungs­management umfangreiche Unterstützung an. Eine ausführliche Übersicht (Termine, Catering, Hotels u.v.m.) und Kontaktdaten finden Sie auf der Webseite der Universität.